MyCompanyFiles, par la nature de ses prestations, est engagé dans une démarche continue de sécurité et de protection des données personnelles de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé « le RGPD »). Utilisateur désigne la personne qui visite une ou plusieurs pages d’un site de MyCompanyFiles. Les termes avec une majuscule sont définis par le RGPD.

Le Responsable de Traitement au sens de l’article 24 du RGPD est pour les Données Personnelles collectées dans le cadre de sa navigation sur le Site : MyCompanyFiles société par action simplifiée au capital de 68 825 EUROS, dont le siège social est sis 11b rue Jouvencel 78000 Versailles et inscrite au RCS de Versailles sous le numéro B 537 687 659. Cette politique de confidentialité s’applique lorsque MyCompanyFiles agit en tant que Responsable de Traitement. Lorsque MyCompanyFiles agit en tant que sous-traitant, vous pouvez vous référer aux conditions particulières, conditions générales de vente ou conditions générales d’utilisation de MyCompanyFiles.

MyCompanyFiles, en qualité de Responsable de Traitement, est amené à collecter traiter des Données à Caractère Personnel des Utilisateurs dans le cadre de ses activités. Ces données sont pour la plupart collectées directement auprès des Utilisateurs lorsqu’ils, de manière non limitative :

• Naviguent sur le site de MyCompanyFiles et/ou consultent les produits et services ;
• Demandent à être recontactées par un commercial MyCompanyFiles ;
• Prennent rendez-vous en ligne avec un commercial MyCompanyFiles ;
• S’abonnent à la newsletter MyCompanyFiles ;
• Planifient une démonstration des services MyCompanyFiles en ligne ;
• Rédigent un avis/commentaire visible sur l’un réseaux sociaux sur lesquels MyCompanyFiles est présent ;
• Postulent aux offres d’emploi publiées par MyCompanyFiles ou envoient une candidature spontanée ;
• Effectuent une commande sur l’un des sites de MyCompanyFiles ou par tout autre moyen ou souscrivent à un essai gratuit et créent un espace personnel sur l’un des sites de MyCompanyFiles ;
• Contactent le Service Client.

Les données peuvent être collectées via des organisateurs d’événements (salons, webinar,..) Les données collectées dans le cadre décrit ci-avant sont :

• Les données d’identification des formulaires : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone.
• Les données de contact professionnel ;
• Les données de facturation et des modalités de paiement ;
• Le détail des services souscrits ;
• L’historique de la relation précontractuelle et contractuelle ;
• Une copie de la correspondance des personnes avec le service Client ;
• Le cas échéant, les réponses aux sondages et questionnaires et les commentaires/avis ;
• Les informations techniques liées à la navigation (ex : adresse IP) ;
• Toutes données transmises par une personne dans le Curriculum vitae lors d’une candidature spontanée ou en réponse à une offre d’emploi.

MyCompanyFiles peut traiter les données des Utilisateurs dans le cadre des finalités suivantes :

• La réalisation de traitements relatifs à la gestion de l’exécution d’un accord avec un Utilisateur (« personne concernée par la collecte de données personnelles ») :
  • Des contrats et des comptes clients ;
  • Des commandes et de leurs traitements ;
  • De la facturation et de recouvrement ;
  • La réalisation de traitement relatifs à la gestion des candidatures et de l’embauche.

• La réalisation de traitements relatifs à la gestion de la relation client :
  • La gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;
  • Le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
  • La sélection de clients et Utilisateurs pour réaliser des actions de fidélisation, de test produit.
  • L’élaboration de statistiques commerciales.

• La réalisation de traitements relatifs à la prospection commerciale :
  • La sélection de personnes pour réaliser des actions de prospection ;
  • La réalisation d’opérations de sollicitation ;
  • L’organisation d’opérations promotionnelles (webinar, salons par exemple).

• La réalisation de traitement relatif au Service Clients :
  • La gestion du support après-vente ;
  • L’élaboration de statistiques concernant les demandes et leur traitement
  • Le traitement des demandes de droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement ;
  • La gestion des contentieux.

Les traitements mis en œuvre par MyCompanyFiles sont fondés sur :

• L’exécution du contrat pour les traitements relatifs à la gestion des contrats, des commandes, de la facturation et de la relation client/utilisateur des services proposées par MyCompanyFiles ;
• Le consentement pour la prospection commerciale à destination des personnes physiques non clientes ;
• L’intérêt légitime pour les traitements relatifs au pilotage de l’activité commerciale, à la prospection commerciale pour les personnes morales, et au recrutement ;
• Le respect d’une obligation légale pour les traitements liés à la fiscalité par exemple.

Les Données à Caractère Personnel collectées et traitées par MyCompanyFiles sont hébergées en Union Européenne.

Les données collectées peuvent être transmises :

• aux collaborateurs MyCompanyFiles ;
• aux prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour le compte de MyCompanyFiles ;
• à des partenaires commerciaux.

Les données peuvent être transférées à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne pour certains traitements tels que l’envoi d’emailing ou l’organisation d’événements. Ces transferts se font dans le cadre de l’exploitation des applications. MyCompanyFiles s’efforce d’apporter les meilleurs garanties contractuelles et techniques pour être en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Les données sont conservées pour une durée adaptée aux finalités des traitements et conformément à la législation et réglementation en vigueur. Les données des clients sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, et effacées 1 an après la fin du contrat, sauf certaines données qui peuvent être conservées jusqu’à dix (10) ans après sa rupture afin de respecter notamment les obligations comptables et fiscales qui incombent à MyCompanyFiles. Les données des prospects peuvent être conservées jusqu’à trois (3) ans après le dernier contact émanant du prospect. Passé ce délai, les données seront supprimées. Les Données à caractère personnel transmises dans le cadre d’une candidature seront conservées, sauf opposition de la part du candidat, pendant une période de deux (2) ans à compter de leur dépôt ou du dernier contact avec le candidat. Passé ce délai, les données seront supprimées.

Conformément au RGPD, chaque personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de ses Données à Caractère Personnel, et d’un droit à la limitation et à l’opposition au traitement de ces données. Ces droits peuvent être exercés en nous contactant aux adresses suivantes :

• soit par courrier postal : MyCompanyFiles – A l’attention du service Communication, 11b rue Jouvencel, 78000 VERSAILLES.
• soit par e-mail au service communication, à l’adresse mail privacy@mycompanyfiles.fr

Lors de la consultation de notre site mycompanyfiles.fr, différents types de cookies sont déposés par MyCompanyFiles et/ou des tiers sur votre ordinateur, votre mobile ou votre tablette. Certains cookies sont placés par les services tiers qui apparaissent sur nos pages. Un cookie est un fichier texte déposé sur votre disque dur par le serveur du site que vous visitez. Il contient généralement le nom du serveur qui l’a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique et une date d’expiration. Il a pour but de collecter des informations relatives à votre navigation afin de vous proposer des services adaptés à votre terminal (ordinateur, mobile, ou tablette). Les différents types de cookies sont :

• Les cookies fonctionnels

Les cookies fonctionnels sont nécessaires au fonctionnement du site internet ou au respect des obligations contractuelles. Ils permettent de mémoriser les données d’authentification sur un site et d’améliorer l’expérience utilisateur. Ils sont nécessaires pour satisfaire la demande de l’utilisateur. Les cookies fonctionnels sont indispensables au fonctionnement du site et à la navigation des utilisateurs sur ce dernier. Ils permettent aux personnes d’utiliser les principales fonctionnalités du site et de sécuriser leur connexion. Ils peuvent leur permettre également d’accéder directement à des espaces qui leur sont réservés, grâce à des identifiants ou des données.

• Les cookies techniques

Les cookies techniques permettent à MyCompanyFiles de suivre les performances techniques de ses sites, de détecter des problèmes afin de réduire autant que possible une gêne pour l’utilisateur, d’activer et de seconder les fonctionnalités de sécurité, mais aussi d’aider à détecter des activités malveillantes et des violations de ces conditions générales d’utilisation.

• Les cookies d’optimisation de l’expérience utilisateur

Ces cookies permettent d’optimiser le fonctionnement du site. Ils permettent également d’adapter la présentation de ce site aux préférences d’affichage du terminal utilisé par les utilisateurs lors de leurs visites. Ces cookies permettent ainsi aux utilisateurs d’avoir une navigation fluide et sur mesure. En cas de refus de la mise en œuvre de ces cookies, l’Utilisateur ne pourra pas bénéficier des fonctionnalités décrites ci-dessus.

• Les cookies de mesure d’audience

Les cookies de mesure d’audience et de statistique permettent à MyCompanyFiles de connaître l’utilisation et les performances des sites, d’établir des statistiques, des volumes de fréquentation et d’utilisation de divers éléments (contenus visités, parcours…) aux fins d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des services proposés (les pages ou les rubriques les plus souvent consultées, les articles les plus lus …). Ces cookies servent également à mesurer le trafic de consultation du site internet. Quand les mesures d’usage font partie intégrante de l’offre vendue, la finalité des cookies est considérée comme légitime et les cookies sont gérés comme des cookies fonctionnels.

Certains cookies sont anonymisés et pour ceux non anonymisés, l’utilisateur a la possibilité de consentir ou non à la sauvegarde de ces cookies. Le fait de refuser la mise en œuvre de tels cookies ou de les supprimer n’a pas d’incidence sur la navigation des utilisateurs sur le site, mais est de nature à empêcher MyCompanyFiles de s’assurer de l’amélioration de la qualité de services proposés aux visiteurs et utilisateurs de ses sites.

• Les cookies de publicité

Un responsable de traitement est susceptible d’effectuer un traitement des données de navigation et/ou d’utiliser des cookies publicitaires afin de proposer aux visiteurs ou utilisateurs des publicités en adéquation avec leurs centres d’intérêt. Ces publicités peuvent être affichées sur le site du responsable de traitement Ces cookies permettent également de limiter le nombre de fois qu’un visiteur verra une publicité et servent également au Groupe pour évaluer l’efficacité de ses campagnes publicitaires. MyCompanyFiles n’utilise pas de cookies de publicité.

• Les cookies transférés à des tiers

Le site MyCompanyFiles inclut des boutons ou modules de réseaux sociaux qui permettent aux visiteurs de partager des contenus du site avec d’autres personnes ou de faire connaître à des tiers votre consultation ou votre opinion concernant un contenu du site. Lorsque l’Utilisateur utilise ces boutons de partage, un cookie tiers du réseau social est installé. Si l’Utilisateur est connecté au réseau social lors de leur navigation sur le site, les boutons de partage permettent de relier les contenus consultés à son compte utilisateur. L’Utilisateur peut choisir de ne pas donner son accord pour la transmission de ses cookies à des tiers. Les visiteurs sont invités à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs, et de la durée de vie des cookies associés.

Le site MyCompanyFiles inclut des boutons ou modules de réseaux sociaux qui permettent aux visiteurs de partager des contenus du site avec d’autres personnes ou de faire connaître à des tiers votre consultation ou votre opinion concernant un contenu du site. Lorsque l’Utilisateur utilise ces boutons de partage, un cookie tiers du réseau social est installé. Si l’Utilisateur est connecté au réseau social lors de leur navigation sur le site, les boutons de partage permettent de relier les contenus consultés à son compte utilisateur. L’Utilisateur peut choisir de ne pas donner son accord pour la transmission de ses cookies à des tiers. Les visiteurs sont invités à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs, et de la durée de vie des cookies associés.

• dès l’apparition de la fenêtre relative aux cookies sur notre site web ;
• en cliquant sur le lien « gestion des cookies » dans le pied de page de toutes les pages du Site ;

L’Utilisateur peut également configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non accepter les cookies afin que des cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur.

Les cookies utilisés par MyCompanyFiles sont les suivants :

Plus ‘informations sur les cookies sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/site-web-cookies-et-autres-traceurs.